Moderne eiendomsdrift: Eco Forvaltnings vei til strukturert og effektiv forvaltning

I en tid der effektiv ressursstyring og bærekraft står i fokus, har Eco Forvaltning tatt et strategisk valg om å modernisere sin eiendomsforvaltning ved hjelp av Propely. Målet? Å skape en mer strukturert, transparent og samhandlingsorientert driftsmodell, og gjøre hverdagen enklere for både driftsteam, leietakere og samarbeidspartnere.

Eco Forvaltning er et eiendomsforvaltningsselskap med sterk kompetanse innen energi, miljø og bærekraft. Med en portefølje på over 100 000 kvadratmeter fordelt på mer enn 40 bygg i Nord-Norge, leverer de forvaltningstjenester til næringsbygg, boligselskaper og offentlige aktører.  

De forvalter blant annet porteføljen til Odd Berg med signaturbygget Trofi Teknopark, Roald Amundsens plass 1 og Veita Senter i Tromsø sentrum, samt NorgesGruppens Eurospar-butikker i Tromsø.

Siden oppstarten har Eco Forvaltning kombinert moderne teknologi med tett, personlig oppfølging for å sikre en effektiv og bærekraftig eiendomsdrift.

Vi har spurt Christer Trældal, eiendomsforvalter og prosjektleder i Eco Forvaltning, hvordan Propely har endret deres måte å jobbe på – fra manuelle prosesser til digital samhandling.

Vi setter stor pris på muligheten til å dele våre erfaringer med Propely. Det har virkelig vært en positiv reise for oss, og vi er svært fornøyde med plattformen og hvordan den har forbedret vår hverdag.

Hva var behovet deres før dere tok i bruk Propely?

Før vi tok i bruk Propely, jobbet vi med flere ulike systemer og manuelle prosesser for å følge opp drift, feil og kommunikasjon med leietakere og leverandører. Dette førte ofte til manglende oversikt, tidkrevende oppfølging og risiko for at viktige saker ikke ble håndtert raskt nok. Vi ønsket en mer effektiv og helhetlig løsning som kunne samle alt på ett sted og gi bedre kontroll over eiendomsporteføljen.

Hvordan opplevde dere prosessen med å ta i bruk Propely?

Prosessen med å ta i bruk Propely har vært svært positiv. Vi opplevde god støtte fra Propely-teamet gjennom hele implementeringsfasen, og plattformen er både intuitiv og brukervennlig. Overgangen gikk raskt, og vi kom raskt i gang med å bruke systemet aktivt i hverdagen.

Hvordan bruker dere Propely i dag?

I dag bruker vi Propely daglig – både i forvaltning, drift og kommunikasjon. Det vi kanskje setter mest pris på er den strukturerte oversikten over avvik og oppgaver, samt den sømløse kommunikasjonen med både leietakere og leverandører direkte i plattformen. Leietakere og leverandører får en kontinuerlig oppfølging av avvik og rapporter, noe som skaper forutsigbarhet og tillit.

Vi ser også stor nytteverdi i Propelys AI-verktøy, som gir oss bedre håndtering av innkommende servicerapporter og avvik fra eksterne aktører. AI-funksjonaliteten bidrar til at informasjonen blir strukturert og sortert på en effektiv måte, noe som gjør det enklere å følge opp og delegere oppgaver videre i organisasjonen. Det gjør det også enklere å delegere avvik direkte til våre servicepartnere, slik at riktige tiltak settes i gang raskt og målrettet. Funksjoner som sakshåndtering, inspeksjoner og varslinger er spesielt verdifulle for oss.

I tillegg bruker vi i dag Propely som et styringsverktøy i mindre prosjekter, noe som gir oss enkel oversikt over både leverandører og arbeidsoppgaver. Dette gjør det lettere å holde fremdrift og sikre at alle involverte har tilgang til nødvendig informasjon underveis i prosjektet.

Hvilken effekt har Propely hatt på arbeidshverdagen deres?

Propely har gitt oss en helt ny hverdag. Forvalterne har bedre oversikt, driftsteknikerne jobber mer effektivt og målrettet, leverandørene får tydelige oppdrag – og leietakerne opplever raskere respons og bedre oppfølging. Det er rett og slett blitt enklere å levere høy kvalitet på tjenestene våre.

Hva opplever dere som den største gevinsten?

Den største nytteverdien med Propely er uten tvil tidsbesparelsen og forbedringen i informasjonsflyten. Vi opplever færre feil og misforståelser, sakene blir løst raskere, og det er enklere å dokumentere og følge opp arbeid. Tidligere så kunne for eksempel en enkel feil på en eiendom ta flere dager å følge opp – nå blir den registrert og håndtert i løpet av minutter, med full sporbarhet og oversikt.

Hva er planene deres videre for Propely?

Vi ser på Propely som en langsiktig samarbeidspartner og planlegger å utvide bruken ytterligere. Vi ønsker blant annet å ta i bruk enda flere automatiserte prosesser og se på hvordan plattformen kan støtte oss i rapportering og analyse fremover.

Samtidig har vi allerede begynt å integrere nye samarbeidspartnere som Propely støtter. Vi har blant annet tatt i bruk Adaptic, som gjør det enklere å vise energiregnskap både til leietakere og gårdeiere. Målet vårt er å samle mest mulig funksjonalitet i én helhetlig plattform – for å gjøre arbeidshverdagen enda mer effektiv og oversiktlig.

Vi i Eco Forvaltning setter stor pris på det pågående utviklingsarbeidet Propely-teamet gjør. Vi opplever at plattformen er fremtidsrettet og tilpasset de behovene og utfordringene vi møter i en stadig mer digitalisert eiendomsforvaltning. Det gir oss trygghet for at løsningen vil være relevant og verdifull også i årene som kommer.

Les mer om Eco Forvaltning her.

Eco Forvaltning er et godt eksempel på hvordan digitalisering, struktur og brukervennlige verktøy kan gi både økonomiske og miljømessige gevinster i eiendomsdrift. Med Propely har de tatt et stort steg i retning av smartere, mer effektiv og bærekraftig eiendomsforvaltning.