Moderne ejendomsforvaltning: Eco Forvaltnings vej til struktureret og effektiv forvaltning

I en tid, hvor effektiv ressourceforvaltning og bæredygtighed er i fokus, har Eco Forvaltning truffet et strategisk valg om at modernisere sin ejendomsforvaltning ved hjælp af Propely. Målet? At skabe en mere struktureret, gennemsigtig og interaktionsorienteret driftsmodel, der gør hverdagen lettere for både driftsteams, lejere og partnere.

Eco Forvaltning er et ejendomsadministrationsselskab med stærk ekspertise inden for energi, miljø og bæredygtighed. Med en portefølje på mere end 100.000 kvadratmeter fordelt på mere end 40 bygninger i Nordnorge leverer de forvaltningstjenester til erhvervsbygninger, boligselskaber og offentlige aktører.

De forvalter Odd Bergs portefølje med sine karakteristiske Trofi Teknopark, Roald Amundsen's Plass 1 og Veita Senter i det centrale Tromsø samt NorgesGruppens Eurospar-butikker i Tromsø.

Siden starten har Eco Forvaltning kombineret moderne teknologi med tæt, personlig overvågning for at sikre effektiv og bæredygtig ejendomsdrift.

Vi spurgte Christer Trældal, ejendomschef og projektleder hos Eco Forvaltning, hvordan Propely har ændret deres måde at arbejde på — fra manuelle processer til digital interaktion.

Vi sætter stor pris på muligheden for at dele vores erfaringer med Propely. Det har virkelig været en positiv rejse for os, og vi er meget tilfredse med platformen og hvordan den har forbedret vores hverdag.

Hvad var dine behov, før du begyndte at bruge Propely?

Før vi brugte Propely, arbejdede vi med flere forskellige systemer og manuelle processer for at følge op på drift, fejl og kommunikation med lejere og leverandører. Dette førte ofte til manglende overblik, tidskrævende opfølgning og risiko for, at vigtige sager ikke blev behandlet hurtigt nok. Vi ønskede en mere effektiv og holistisk løsning, der kunne samle alt på ét sted og give bedre kontrol over ejendomsporteføljen.

Hvordan oplevede du processen med at bruge Propely?

Processen med at vedtage Propely har været meget positiv. Vi oplevede stor støtte fra Propely-teamet gennem hele implementeringsfasen, og platformen er både intuitiv og brugervenlig. Overgangen gik hurtigt, og vi kom hurtigt i gang med at bruge systemet aktivt i hverdagen.

Hvordan bruger du Propely i dag?

I dag bruger vi Propely dagligt — både inden for ledelse, drift og kommunikation. Det, vi måske sætter mest pris på, er det strukturerede overblik over afvigelser og opgaver, samt den problemfri kommunikation med både lejere og leverandører direkte i platformen. Lejere og leverandører får løbende opfølgning på uoverensstemmelser og rapporter, hvilket skaber forudsigelighed og tillid.

Vi ser også stor nytte i Propelys AI-værktøjer, som giver os mulighed for bedre at styre indgående servicerapporter og afvigelser fra eksterne aktører. AI-funktionalitet hjælper med at sikre, at oplysninger struktureres og sorteres effektivt, hvilket gør det lettere at følge op og delegere opgaver på tværs af organisationen. Det gør det også nemmere at uddelegere afvigelser direkte til vores servicepartnere, så passende handlinger iværksættes hurtigt og målrettet. Funktioner som sagsbehandling, inspektioner og notifikationer er særligt værdifulde for os.

Derudover bruger vi nu Propely som styringsværktøj i mindre projekter, hvilket giver os et nemt overblik over både leverandører og arbejdsopgaver. Dette gør det lettere at holde fremskridt og sikre, at alle involverede har adgang til de nødvendige oplysninger undervejs i projektet.

Hvilken effekt har Propely haft på deres arbejdsdag?

Propely har givet os en helt ny hverdag. Ledere får bedre overblik, driftsteknikere arbejder mere effektivt og målrettet, leverandører får klare opgaver — og lejere oplever hurtigere respons og bedre opfølgning. Det er simpelthen blevet lettere at levere tjenester af høj kvalitet.

Hvad ser du som den største gevinst?

Den største fordel ved Propely er uden tvivl tidsbesparelsen og forbedringen af informationsstrømmen. Vi oplever færre fejl og misforståelser, sager løses hurtigere, og det er lettere at dokumentere og følge op på arbejdet. Tidligere kunne det for eksempel tage flere dage at følge op på en simpel fejl på en ejendom - nu registreres og håndteres den på få minutter med fuld sporbarhed og synlighed.

Hvad er deres næste planer for Propely?

Vi ser Propely som en langsigtet partner og planlægger at udvide brugen yderligere. Vi ønsker blandt andet at indføre endnu mere automatiserede processer og se på, hvordan platformen kan understøtte os i rapportering og analyse fremadrettet.

Samtidig er vi allerede begyndt at integrere nye partnere, som Propely støtter. Vi har blandt andet indført Adaptic, som gør det nemmere at vise energiregnskaber til både lejere og gårdsejere. Vores mål er at samle så meget funktionalitet som muligt i én samlet platform — for at gøre hverdagen endnu mere effektiv og overskuelig.

Vi hos Eco Forvaltning sætter stor pris på det løbende udviklingsarbejde, som Propely-teamet udfører. Vi oplever, at platformen er fremadskuende og tilpasset de behov og udfordringer, vi står over for i en stadig mere digitaliseret ejendomsforvaltning. Dette giver os tillid til, at løsningen vil være relevant og værdifuld i de kommende år.

Læs mere om Eco Forvaltning her (Kun på norsk).

Eco Forvaltning er et godt eksempel på, hvordan digitalisering, struktur og brugervenlige værktøjer kan give både økonomiske og miljømæssige fordele i ejendomsdriften. Med Propely har de taget et stort skridt i retning af smartere, mere effektiv og bæredygtig ejendomsforvaltning.