Propely sin AI-innboks bruker kunstig intelligens til å automatisere behandlingen av innkommende dokumenter, som for eksempel servicerapporter. AI-innboksen kan identifisere relevant informasjon, foreslå opprettelse av avvik fra rapporter og knytte dokumentene til riktige bygningsdeler.
API (Application Programming Interface) er en teknisk løsning som gjør det mulig for forskjellige digitale systemer å kommunisere og utveksle data sømløst med hverandre.
Innen brannsikring refererer aktive tiltak til tekniske installasjoner og utstyr som aktiveres manuelt eller automatisk ved brann. Dette inkluderer blant annet brannalarmanlegg, sprinkleranlegg, håndslokkere, brannslanger og branntepper. De står i kontrast til passive tiltak, som er innebygd i byggets konstruksjon.
En arbeidsordre er en oppgave som skal utføres i forbindelse med drift eller vedlikehold, gjerne registrert i et FDV-system. Den beskriver hva som skal gjøres, hvor og av hvem, og gir mulighet for oppfølging og dokumentasjon av status og gjennomføring.
Ett avvik er registrerte feil, mangler eller forhold som ikke oppfyller definerte krav eller standarder i et bygg eller teknisk anlegg. Avvik brukes ofte i tilstandsrapporter og ved internkontroll for å identifisere forbedringsområder.
Prosessen med å identifisere, registrere, følge opp og lukke avvik eller feil i eiendommens drift og vedlikehold. Effektiv avvikshåndtering sikrer at problemer blir adressert raskt og at eiendommen opprettholder ønsket standard. Både leietakere, leverandører og driftspersonell kan rapportere avvik, som deretter kan tildeles ansvarlige for oppfølging.
Forkortelse for Bygg-, Anlegg- og Eiendomssektoren. Dette er en samlebetegnelse for alle virksomheter og yrker som er involvert i bygging, drift, vedlikehold og utvikling av eiendom og infrastruktur.
BREEAM (Building Research Establishment Environmental Assessment Method) er et internasjonalt sertifiseringssystem for bærekraftig bygg. Det vurderer bygningers miljøprestasjon ut fra kriterier som energi, materialvalg, avfall og inneklima.
BREEAM-NOR er en norsk tilpasning og er i dag Norges mest brukte miljøsertifisering for nybygg og større rehabiliteringer. Sertifiseringen brukes som et verktøy for å bygge og drifte mer miljøvennlig, og er anerkjent i både private og offentlige byggeprosjekter i Norge.
Det finnes flere ulike BREEAM-NOR-sertifiseringer avhengig av byggets fase og bruk:
Alle sertifiseringer vurderes etter faste kriterier innen bl.a. energi, transport, vann, avfall, materialbruk, helse og inneklima.
Et bygg kan oppnå ett av fem nivåer i BREEAM-NOR: Pass, Good, Very Good, Excellent, Outstanding. Jo høyere nivå, desto strengere krav stilles til miljøytelse og bærekraft. Sertifiseringen gir ikke bare dokumentert miljøgevinst, men styrker også byggets markedsverdi, attraktivitet og langsiktige driftsøkonomi.
En visuell inspeksjon av en bygning eller eiendom, ofte brukt for å vurdere tilstand, kartlegge feil eller verifisere at arbeid er utført i henhold til avtale. Utføres gjerne før en overtakelse, i reklamasjonssaker eller ved vedlikeholdsplanlegging.
En samling av dokumenter og rutiner knyttet til brannsikkerhet i en bygning. Brannboken inneholder blant annet branntegninger, kontrollrapporter, vedlikeholdsplaner og instrukser for brannvern, og er viktig for å dokumentere etterlevelse av brannforskrifter ved for eksempel branntilsyn.
Samlebetegnelse på all dokumentasjon som viser hvordan brannsikkerhet er planlagt og ivaretatt i en bygning. Dette kan inkludere brannkonsept, plantegninger, branntegninger, sjekklister, tilsynsrapporter og rutiner.
Et brannkonsept er en beskrivelse av hvordan brannsikkerheten i en bygning skal ivaretas gjennom konstruksjon, tekniske løsninger og organisatoriske tiltak. Konseptet utarbeides ofte av branntekniske rådgivere og er en del av byggesøknadsprosessen.
Et brannobjekt er en bygning, struktur eller område som omfattes av særskilte krav til brannsikring etter brann- og eksplosjonsvernloven. Eier eller bruker av brannobjektet har ansvar for nødvendige brannsikkerhetstiltak.
Brukere er personer eller virksomheter som benytter seg av en eiendom. Det er tre hovedtyper brukere i Propely:
Disse brukerrollene definerer hvilke rettigheter og tilgangsnivåer ulike brukere har, slik at hver person får tilgang til relevant informasjon og funksjoner basert på sine oppgaver.
Byggteknisk forskrift (TEK17) er en del av plan- og bygningsloven. Forskriften stiller krav til hvordan byggverk i Norge skal prosjekteres, oppføres, brukes og vedlikeholdes, med mål om å sikre blant annet:
Forskriften revideres jevnlig og gjeldende versjon benevnes ofte som TEK17 (versjonen som trådte i kraft i 2017). Alle nye bygg og omfattende rehabiliteringer må tilfredsstille kravene i TEK.
TEK17
NS 3451 er en standard innenfor klassifikasjonssystemer for BAE-sektoren i Norge. Den fastlegger inndeling i bygnings- og installasjonsdeler for systematisering, klassifisering og koding av informasjon som omfatter de fysiske delene av bygningen og de tilhørende uteområder, for eksempel vegger, tak, gulv og vinduer.
Systematisk klassifisering av bygningsdeler brukes blant annet til:
BIM (Bygningsinformasjonsmodell) er en digital representasjon av en bygnings fysiske og funksjonelle egenskaper. Modellen brukes i design, bygging og forvaltning for bedre samhandling og beslutningsgrunnlag.Standardene er nyttige for både byggherre, arkitekter, ingeniører og andre fagfolk innenfor bygg og anlegg. Digital samhandling i BAE-sektoren er aktuelt både i Norge og internasjonalt. Deling av digital informasjon mellom fag, de ulike aktørene og ulike faser i byggeprosessen bidrar til effektivisering av byggeprosessene, bedre kommunikasjon, færre feil, riktigere bruk av ressursene og reduserte kostnader.
Bygningstyper klassifiserer bygg etter deres bruk, som bolig, næringsbygg, industribygg osv. Kategoriseringen er viktig for statistikk, regelverk og forvaltningsstrategier.
Bærekraftsrapportering er prosessen med å samle, analysere og rapportere data om miljømessige, sosiale og økonomiske (ESG) forhold knyttet til eiendomsdrift, for å dokumentere og forbedre bærekraft.
For eiendoms- og forvaltningsbransjen har dette blitt stadig viktigere på grunn av blant annet:
Digitale systemer og prosesser refererer til bruk av programvare og digitale verktøy for å effektivisere forvaltning, drift og vedlikehold av eiendommer, inkludert dokumenthåndtering, arbeidsordre og kommunikasjon.
Forvaltningssystemer som Propely, FDV-systemer og EOS-løsninger (Energioppfølgingssystemer) gjør det enklere å hente ut og strukturere data til bærekraftsrapportering. Disse gir automatisert innsikt i drift, energiforbruk og vedlikehold, og muliggjør bedre rapportering til f.eks. styret, eiere eller myndigheter.
Dokumentarkivet er det systematiske lagringsstedet for alle dokumenter relatert til en eiendom, inkludert tegninger, FDV-dokumentasjon, rapporter og avtaler. God dokumentstruktur i et slikt system gir enklere tilgang og etterlevelse.
Drift refererer til den daglige forvaltningen og operasjonen av bygninger og tekniske installasjoner. Dette inkluderer rutinemessig vedlikehold, oppfølging av systemer som ventilasjon, varme og elektrisitet, samt håndtering av avvik og servicebehov.
Driftsansvarlig har ansvar for den daglige driften av en eiendom eller tekniske anlegg, inkludert koordinering av vedlikehold, oppfølging av leverandører og sikring av at drift fungerer som planlagt.
Driftsbudsjett er en detaljert oversikt over alle planlagte driftskostnader for en eiendom i en gitt periode. Det inkluderer utgifter til vedlikehold, energi, renhold, forsikring og administrasjon, og brukes som et styringsverktøy for økonomisk kontroll i eiendomsdrift.
Due Diligence (DD) er en grundig gjennomgang av eiendom og tilhørende dokumentasjon i forbindelse med kjøp eller investering. Prosessen skal avdekke risikoer, teknisk tilstand, avvik og juridiske forhold for å sikre trygge og informerte beslutninger.
ESG står for Environmental, Social and Governance og er et rammeverk som brukes til å vurdere virksomhetens påvirkning på miljøet, samfunnet og hvordan den styres. I eiendomsforvaltning er ESG blitt en viktig rettesnor for alt fra investeringsbeslutninger til daglig drift.
ESG er ikke bare et krav fra myndigheter, det er også et avgjørende kriterium for investorer, långivere og leietakere. Eiendomsselskaper som jobber aktivt og strukturert med ESG-data står sterkere når det gjelder både bærekraft, lønnsomhet og fremtidig vekst.
Egenkontroll er virksomhetens systematiske arbeid med å sikre at krav i lover og forskrifter etterleves. Det innebærer rutiner og prosedyrer for planlegging, gjennomføring og dokumentasjon av tilsyn, kontroller og vedlikehold.
Eiendomsforvaltning omfatter helhetlig drift og utvikling av eiendommer, inkludert økonomisk og teknisk forvaltning, vedlikehold, leietakerkontakt og rapportering. Målet er å bevare og øke verdien av eiendommen over tid.
Eiendomsportefølje er samlingen av alle eiendommer og bygg som en organisasjon eller person eier eller forvalter, ofte med mål om å optimalisere drift, verdi og bruk.
En eiendomssjef har det overordnede ansvaret for økonomisk og operativ forvaltning av en eller flere eiendommer. Rollen inkluderer blant annet budsjettering, leietakerkontakt, vedlikeholdsplaner og samarbeid med driftspersonell og leverandører.
Energimerking er en sertifisering som viser bygningens energiytelse basert på standardiserte kriterier. Merket gir informasjon om hvor energieffektivt en bygning er, og kan brukes til å sammenligne energibruk og stimulere til energieffektivisering.
Et energioppfølgingssystem (EOS) samler inn og analyserer energidata fra bygninger i sanntid for å identifisere avvik og effektivisere energibruk. EOS brukes til å overvåke forbruk, sette mål og oppdage forbedringsmuligheter i energioptimalisering.
Energiøkonomisering (ENØK) handler om å redusere energiforbruket i bygninger uten å svekke komfort eller funksjonalitet. Det innebærer tekniske og organisatoriske tiltak for å forbedre energieffektiviteten og redusere kostnader og miljøpåvirkning.
Etterlevelse beskriver hvordan en virksomhet følger lover, forskrifter, avtaler og interne retningslinjer. I eiendomsforvaltning handler det om å sikre at drift og vedlikehold skjer i henhold til gjeldende krav og standarder.
Etterslep viser til vedlikehold som skulle vært utført, men som har blitt utsatt. Over tid kan dette føre til økte kostnader, redusert funksjonalitet og høyere risiko for feil og skader i bygget.
Ettersyn er regelmessig kontroll og inspeksjon av bygning eller tekniske installasjoner for å sikre at alt fungerer som det skal. Det bidrar til å avdekke feil tidlig og forebygge driftsavbrudd.
FDV står for Forvaltning, Drift og Vedlikehold, og er et sentralt begrep innen eiendomsforvaltning. Det dekker alle aktiviteter, rutiner og systemer som sikrer at et bygg fungerer som forutsatt, teknisk, funksjonelt og økonomisk, gjennom hele sin levetid.
FDV-arbeidet deles vanligvis inn i tre hovedområder:
Når et bygg tas i bruk, stilles det krav om at det foreligger FDV-dokumentasjon som gir tilstrekkelig og relevant informasjon for optimal drift og vedlikehold av både bygget og dets tekniske installasjoner.
Dette er regulert i Byggteknisk forskrift (TEK17), kapittel 4, hvor det heter at:
«Ansvarlig prosjekterende og ansvarlig utførende skal, innenfor sitt ansvarsområde, framlegge den nødvendige dokumentasjonen for ansvarlig søker. Dokumentasjonen skal gi grunnlag for hvordan igangsetting, forvaltning, drift og vedlikehold av byggverket, tekniske installasjoner og anlegg skal utføres på en tilfredsstillende måte.» (§ 4-1).
Videre kreves det at denne dokumentasjonen:
God FDV-dokumentasjon er også avgjørende for å kunne dokumentere etterlevelse av forskrifter, planlegge vedlikehold og sikre effektiv ressursbruk. Dette er nærmere beskrevet i standarden NS 3456 (FDVU-dokumentasjon), som definerer krav til struktur og innhold i dokumentasjonen.
Et FDV-system er et digitalt verktøy som samler og strukturerer all dokumentasjon og alle prosesser knyttet til de tre områdene forvaltning, drift og vedlikehold. Det gir oversikt, reduserer risiko og gjør eiendomsdriften mer effektiv. Med et godt FDV-system kan du dokumentere alt arbeid som utføres, følge opp leiekontrakter og tekniske anlegg, organisere vedlikeholdsplaner og serviceavtaler, holde brannbok og lovpålagt dokumentasjon oppdatert, og håndtere avvik enkelt og effektivt.
Et FDV-system er et nødvendig verktøy for blant annet eiendomsselskaper og forvaltere, driftspersonell og tekniske ledere, borettslag, sameier, kommuner og offentlige bygg. Uten et strukturert system kan eiendomsdriften raskt bli uoversiktlig, tidskrevende og kostbar.
Å ha kontroll på FDV-dokumentasjonen er ikke bare god praksis, det er et krav i henhold til TEK 17. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig ved ferdigstillelse av bygget og gi grunnlag for sikker og forsvarlig drift og vedlikehold. TEK17 stiller også krav til brannsikkerhet gjennom oppdatert dokumentasjon i en brannbok.
Mangelfull FDV- og branndokumentasjon kan føre til alvorlige konsekvenser. Det øker risikoen for feil og svekker byggets sikkerhet, samtidig som det kan resultere i kostbare avvik og juridiske sanksjoner ved tilsyn. Mangel på dokumentasjon kan også redusere eiendommens verdi og skape utfordringer ved verdi- eller tilstandsvurderinger.
FDVU står for Forvaltning, Drift, Vedlikehold og Utvikling, og beskriver det helhetlige ansvaret som ligger i å forvalte en bygning gjennom hele dens livsløp. Der FDV handler om å holde bygget i gang, handler FDVU også om å løfte bygget videre. “Utvikling” skiller FDVU fra ren FDV med fokuset på strategisk utvikling av eiendommen ved for eksempel fremtidige behov, ombygging, bærekraftstiltak og verdiforbedring.
NS 3456 Dokumentasjon for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling for bygninger og tilhørende uteområder (FDVU-dokumentasjon), som er standardens fulle navn, angir prinsipper for FDVU-dokumentasjon som skal gjøres tilgjengelig for eier av en bygning med tilhørende uteområder, slik at eier er i stand til å etablere rutiner for forvaltning, drift og vedlikehold.Hvis en bygning skal fungere for sitt formål over tid, må de som skal bruke, forvalte, drifte, vedlikeholde og utvikle bygningen, ha nødvendig kunnskap om bygningens egenskaper. Standarden beskriver hva slags informasjon som skal beskrives av teknisk bygningsinformasjon, elkraftinstallasjoner, VVS-installasjoner og så videre.
Felleskostnader er utgifter som fordeles på flere brukere eller leietakere i en eiendom, som for eksempel renhold, strøm i fellesarealer, vakthold og drift av tekniske anlegg. Kostnadene beregnes og fordeles vanligvis etter areal eller avtalt fordelingsnøkkel.
Forvalter er den personen eller enheten som har det overordnede ansvaret for administrasjon, drift og utvikling av en eiendom, inkludert økonomi, leietakerkontakt og teknisk oppfølging.
Grønn Byggallianse er en norsk interesseorganisasjon for bærekraft i bygg-, eiendoms- og anleggssektoren, som arbeider for å fremme grønn omstilling og utvikling.De tilbyr verktøy, retningslinjer og sertifiseringsordninger som hjelper bransjen med å redusere klima- og miljøpåvirkning. Grønn Byggallianse er ansvarlig for utviklingen og forvaltningen av BREEAM-NOR, Norges tilpassede versjon av verdens ledende miljøsertifiseringssystem for bygg. I tillegg tilbyr de kompetanseheving, kurs og nettverk for å støtte aktører i det grønne skiftet. Organisasjonen spiller en viktig rolle i utviklingen av bransjestandarder og nasjonale veikart for en mer bærekraftig bygg- og eiendomssektor.
HMS står for Helse, Miljø og Sikkerhet og omfatter alle tiltak, rutiner og systemer som skal sikre trygge og forsvarlige forhold på arbeidsplassen, særlig i bygg- og eiendomsdrift.
En IK-rapport er resultatet av det systematiske internkontrollarbeidet, en strukturert oversikt over kontroller, avvik og tiltak som er gjennomført på en eiendom. Rapporten dokumenterer hvordan eiendommen etterlever gjeldende krav og standarder, og er et viktig verktøy for å sikre god eiendomsdrift.
Rapporten inneholder ofte:
IK-rapporter brukes både internt, som styringsverktøy, og eksternt, for eksempel ved tilsyn fra myndigheter eller forsikringsselskap. Den fungerer som dokumentasjon på at forvalter og eier har gjort det de skal for å sikre trygg bruk av bygget.
Integrasjoner er koblinger mellom ulike digitale systemer som gjør at data kan deles og prosesser automatiseres på tvers av plattformer, noe som gir bedre oversikt og effektivitet i eiendomsdrift.For å kunne gi forvaltere verktøykassen som effektiviserer eiendommer samarbeider Propely med nøye utvalgte partnere. Vi ønsker å for å kunne tilby gode helhetlige løsninger, sømløs samhandling og optimal utnyttelse av ressurser. Vårt API kan enkelt settes opp med andre systemer og du vil få automatisk oppdatert data på tvers av løsningene.
Internkontroll er et systematisk arbeid som skal sikre at eiendommer forvaltes i tråd med gjeldende lover og forskrifter. I eiendomsforvaltning omfatter dette alt fra brannsikkerhet og tekniske anlegg til helse, miljø og sikkerhet (HMS), både for leietakere, ansatte og besøkende.IK innebærer at man som eier eller forvalter har rutiner, tiltak og dokumentasjon som viser hvordan man forebygger og håndterer risiko. Det handler ikke bare om å reagere når noe går galt, men å ha systemer på plass for å sikre trygg og forsvarlig drift over tid. Ansvarlige kan enten utføre selv eller få bistand fra en tredjepart.
I praksis betyr dette at man planlegger og gjennomfører faste kontroller og tilsyn, som brannrunder, vedlikehold av nødlys, kontroll av tekniske installasjoner og oppfølging av serviceavtaler. Alt dette må dokumenteres og følges opp.
Det er viktig at internkontroll ikke forveksles med ekstern kontroll, der fagkyndige aktører leies inn for å gjøre uavhengige tekniske vurderinger, for eksempel av brannalarm, elektriske anlegg eller heis. Internkontroll er eierens eller forvalterens ansvar og del av den daglige driften.
IK er lovpålagt gjennom blant annet Internkontrollforskriften og betyr at eiendomsforvaltere har et klart ansvar for å sikre at bygget er trygt, forskriftsmessig og godt vedlikeholdt, og at dette kan dokumenteres ved tilsyn.
Internkontrollforskriften er et regelverk som pålegger virksomheter å ha systematiske tiltak for å sikre etterlevelse av lover og forskrifter innen helse, miljø og sikkerhet (HMS), inkludert rutiner for dokumentasjon, risikovurdering og avviksbehandling.Forskriften er hjemlet i flere ulike lover, blant annet arbeidsmiljøloven, genteknologiloven, strålevernloven og brann- og eksplosjonsvernloven.
For eiendomsforvaltning er internkontroll (IK) og IK-rapporter viktige verktøy for å sikre at bygninger forvaltes i samsvar med lovpålagte krav.
En investeringsplan handler om større, langsiktige tiltak som går utover det ordinære vedlikeholdet. Det kan være rehabilitering, ombygging, oppgradering av tekniske systemer eller investeringer i energieffektivisering og bærekraft. Investeringsplanen gir oversikt over hvilke tiltak som er nødvendige for å utvikle og forbedre eiendommen, samt når og hvordan de skal gjennomføres. Planen er et viktig verktøy for strategisk eiendomsforvaltning og budsjettarbeid.
IoT (Internet of Things) refererer til bruk av sensorer og smarte enheter som er koblet til internett for å samle inn og utveksle data om bygningers tilstand, energibruk og andre driftsparametere.
LCA (Life Cycle Assessment) er en metode for å vurdere miljøpåvirkningen til et bygg eller produkt gjennom hele livssyklusen, fra produksjon til avhending.
En leiekontrakt er en juridisk avtale mellom utleier og leietaker som regulerer leieforholdet, inkludert rettigheter, plikter, leiepris og varighet.
Leietakeroppfølging innebærer kommunikasjon og samarbeid med leietakere for å sikre at deres behov ivaretas, håndtere henvendelser, og sikre at leieforholdet fungerer godt for begge parter.
Leietakerportal er en digital løsning hvor leietakere får tilgang til viktig informasjon, kan melde inn saker, kommunisere med utleier og følge opp avtaler og fordeler.
Leietakerundersøkelser er systematiske kartlegginger av leietakernes tilfredshet og behov, brukt for å forbedre tjenester og tilpasse eiendomsdriften.
Levetid for bygg er den forventede perioden en bygning kan brukes før den må rives, oppgraderes eller gjennomgå store rehabiliteringer.
Levetidsplanlegging handler om å planlegge vedlikehold og investeringer i et bygg ut fra dets forventede levetid, for å sikre kostnadseffektiv og bærekraftig drift.
Life Cycle Cost (LCC) er en beregning av alle kostnader knyttet til et bygg eller en installasjon gjennom hele levetiden, inkludert investering, drift, vedlikehold og avhending.
Lover og forskrifter som angår FDVU omfatter alle juridiske krav til forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av eiendom, som plan- og bygningsloven, arbeidsmiljøloven og brann- og eksplosjonsvernloven.
Luftkvalitetsovervåking innebærer bruk av sensorer og måleutstyr for å overvåke og sikre at inneklimaet i bygninger holder tilfredsstillende nivåer av for eksempel CO2, temperatur og fuktighet.
Løpende vedlikehold er regelmessige, mindre tiltak som utføres for å opprettholde byggets funksjon og utseende, som småreparasjoner, rengjøring og utskifting av forbruksdeler.
Facility Management (FM), også kalt fasilitetsstyring, handler om å planlegge, lede og koordinere tjenester som støtter opp under virksomhetens kjerneoppgaver. Målet er å skape et velfungerende og trygt arbeidsmiljø, samtidig som man effektiviserer drift og ressursbruk.
FM omfatter både operative og strategiske oppgaver knyttet til forvaltning og bruk av bygg og eiendom. Det inkluderer daglig drift og service, samt langsiktig planlegging for vedlikehold, arealutnyttelse og bærekraft.
En sentral del av fasilitetsstyring er såkalte facility services, som typisk består av: Renhold, vaktmestertjenester og teknisk drift, sikkerhet og adgangskontroll, avfallshåndtering og resirkulering, drift av tekniske installasjoner (VVS, elektro, automasjon), utemiljø og grøntanlegg, intern logistikk og posttjenester, kantine, resepsjon og brukerservice.
Disse tjenestene kan organiseres internt i virksomheten eller outsources til eksterne leverandører, avhengig av behov og strategi.I tillegg til drift fokuserer FM også på langsiktige forbedringer, som vedlikeholdsplanlegging, optimal bruk av arealer, leietakeroppfølging og gjennomføring av bærekraftstiltak. På denne måten bidrar fasilitetsstyring til økt trivsel, redusert miljøbelastning og bedre økonomisk kontroll, og blir dermed en viktig del av moderne eiendomsforvaltning.
Matrikkel er det offisielle, nasjonale registeret i Kartverket over grunneiendommer, bygninger og adresser i Norge, og brukes som grunnlag for eiendomsforvaltning og offentlig rapportering.
NKF står for Norsk Kommunalteknisk Forening, og er en interesseorganisasjon for fagpersoner i offentlig sektor innen eiendomsforvaltning, bygg og infrastruktur. De tilbyr fagnettverk, kurs og veiledere for kommunal drift og utvikling. NKF jobber for kompetanseheving og deling av beste praksis i hele landet.
Norsk standard (NS) er en samling av nasjonale standarder utviklet av Standard Norge, som gir felles krav og retningslinjer for kvalitet, sikkerhet og dokumentasjon innen ulike bransjer, blant annet bygg og eiendomsforvaltning. Standardene brukes for å sikre enhetlig praksis, gjøre samarbeidet mellom aktører mer effektivt, og sikre at lover og forskrifter etterleves i praksis. Noen eksempler på standarder som brukes i FDV/FDVU er:
Passive tiltak innen brannsikring er løsninger som er integrert i byggets konstruksjon, som branncelleinndeling, brannmotstand og rømningsveier, og som ikke krever aktivering ved brann.
Periodisk vedlikehold er planlagte tiltak som utføres med faste intervaller, for eksempel årlig kontroll av tekniske anlegg, for å sikre at alt fungerer som det skal.
Proptech (eiendomsteknologi) er et samlebegrep for teknologiske løsninger som forbedrer eiendomsbransjen, fra bygging og drift til salg og leietakeropplevelse. Det inkluderer alt fra sensorteknologi og FDV-systemer til digitale kontrakter og kunstig intelligens. Målet er mer effektiv, bærekraftig og datadrevet eiendomsforvaltning.
Proptech Norway er et norsk nettverk og økosystem for aktører som utvikler eller bruker proptech-løsninger. De samler teknologiselskaper, eiendomsaktører og investorer gjennom konferanser, møteplasser og faglige initiativ. Proptech Norway jobber for å fremme innovasjon og digital transformasjon i eiendomssektoren.
Et prosjekt er en tidsavgrenset aktivitet med klart definert mål, omfang og ressursbruk, typisk med en start og en slutt. I eiendomsforvaltning kan dette være alt fra rehabilitering og oppgradering av tekniske anlegg, til større vedlikeholdsprosjekter eller utvikling og oppføring av nybygg.
Innenfor BAE-næringen er prosjekter ofte komplekse og involverer mange aktører. De kan omfatte alt fra utskifting av ventilasjonsanlegg og taktekking, til totalrenovering av bygg eller etablering av nye bolig- eller næringsarealer. God prosjektstyring handler om å planlegge, følge opp og dokumentere tiltak, både økonomisk, teknisk og juridisk, i tråd med gjeldende krav og målsetninger.
Rehabilitering er omfattende utbedringer eller oppgraderinger av bygg eller tekniske installasjoner for å forlenge levetid, forbedre funksjon eller oppfylle nye krav.
Risikoanalyse er en systematisk vurdering av potensielle farer og usikkerheter som kan påvirke sikkerhet, drift eller økonomi i en eiendom. Formålet er å identifisere risikofaktorer og foreslå tiltak for å redusere sannsynligheten eller konsekvensene av uønskede hendelser.
Risikobasert internkontroll innebærer at virksomheten prioriterer kontroll og tiltak der risikoen for avvik eller skade er størst, for å bruke ressursene mest effektivt.
Risikoreduserende tiltak er konkrete handlinger eller løsninger som iverksettes for å minimere risiko. Dette kan være tekniske forbedringer, endringer i rutiner eller opplæring som bidrar til å forhindre ulykker eller skader.
Rutiner er faste fremgangsmåter for hvordan oppgaver skal gjennomføres, for eksempel ved brannrunder, tekniske tilsyn eller internkontroll. De bidrar til kvalitet og forutsigbarhet i driften.
SHA står for Sikkerhet, Helse og Arbeidsmiljø, og omfatter alle tiltak for å sikre trygge forhold på bygge- og anleggsplasser.
Sanntidsdata er informasjon som oppdateres kontinuerlig og umiddelbart, for eksempel sensordata fra tekniske anlegg, som gir mulighet for rask respons og bedre styring av drift.
En serviceavtale er en kontrakt mellom en eiendomsforvalter (eller eier) og en ekstern leverandør, som regulerer regelmessig vedlikehold og kontroll av tekniske installasjoner og utstyr i bygget. Den kan omfatte tjenester som ventilasjonsservice, brannvernkontroller, heisvedlikehold, elektroservice og mer.
Målet med avtalen er å sikre kontinuerlig og sikker drift, redusere risiko for feil, og forlenge levetiden til anlegg og utstyr. Serviceavtaler inkluderer ofte faste intervaller for tilsyn, tydelig ansvarsfordeling og krav til rapportering.Slike avtaler kan være lovpålagt for enkelte installasjoner, som brannalarm og heis, og bidrar til etterlevelse av regelverk. Ved å ha en gyldig serviceavtale får forvalteren forutsigbarhet i kostnader og bedre grunnlag for planlegging av vedlikehold og budsjettering.
Et serviceoppdrag er en spesifikk oppgave som bestilles for å vedlikeholde, reparere eller inspisere en del av bygningen eller tekniske installasjoner. Det kan være planlagt, som en del av en vedlikeholdsplan, eller akutt, for eksempel hvis et avvik er oppdaget.
Serviceoppdrag kan utføres av interne driftspersonell eller av eksterne leverandører via en serviceavtale. Oppdragene dokumenteres med tidspunkt, omfang, gjennomførte tiltak og eventuelle funn. De er viktige for å opprettholde byggets funksjonalitet og sikkerhet, og bør registreres i et FDV-system for sporbarhet og oppfølging. God oversikt over serviceoppdrag gir bedre kontroll med vedlikehold og gjør det enklere å dokumentere etterlevelse ved tilsyn eller revisjon.
Servicerapporter er dokumentasjon fra gjennomførte serviceoppdrag, og inneholder detaljer om hva som er kontrollert, hvilke tiltak som er utført og eventuelle avvik som ble oppdaget. Rapportene skrives vanligvis av leverandøren eller fagpersonen som har utført arbeidet, og sendes til eiendomsforvalter for gjennomgang og arkivering.
En servicerapport skal være tydelig og etterprøvbar, og kan inkludere bilder, målinger og anbefalinger for videre tiltak. Rapportene er avgjørende for å dokumentere at vedlikehold og kontroller faktisk er gjennomført i henhold til avtale og lovkrav. De fungerer også som beslutningsgrunnlag for videre arbeid og investeringer. I moderne FDV-systemer kan servicerapporter lastes opp direkte og kobles til spesifikke bygg, anlegg eller avvik for enkel sporing.
Sjekklister er verktøy som sikrer at faste kontroller og rutiner gjennomføres strukturert og dokumentert. De brukes i alt fra brannrunder og tekniske tilsyn til rengjøringsrutiner og serviceoppgaver. Hver sjekkliste inneholder definerte punkter som må kontrolleres eller utføres, med mulighet for å registrere avvik og merknader.
Sjekklister gjør det enklere å følge prosedyrer korrekt og sørger for at ingenting blir glemt, uavhengig av hvem som utfører oppgaven. Når de kobles til et FDV-system, gir de også historikk og sporbarhet over hva som er gjort og når. De er særlig nyttige ved internkontroll, dokumentasjon til myndigheter, og ved opplæring av nytt personell.
Skybaserte systemer er digitale løsninger hvor dataen lagres i «skyen» og er tilgjengelige via internett, uten behov for lokal installasjon av systemet hos kundens fysiske lokasjon. I eiendomsforvaltning brukes skybaserte FDV-systemer, dokumentasjonsverktøy og kommunikasjonssystemer for å håndtere alt fra avvik og serviceoppdrag til dokumentdeling og rapportering. Fordelen med skybaserte systemer er at de kan brukes hvor som helst, på tvers av enheter og lokasjoner, noe som gjør det enklere å samarbeide mellom forvaltere, driftspersonell og leverandører.
Oppdateringer og backup skjer automatisk, og sikkerheten ivaretas gjennom kryptering og tilgangsstyring. Slike løsninger bidrar til mer effektiv drift, raskere oppfølging og bedre oversikt. De støtter også integrasjon med andre systemer, som sensorer (IoT), leietakerportaler og økonomisystemer.
Sluttkontroll er en grundig inspeksjon som gjennomføres ved ferdigstillelse av et bygge- eller vedlikeholdsprosjekt for å sikre at arbeidet er utført i henhold til krav, tegninger og avtaler før overlevering.
Smartbygg er bygninger som bruker sensorer, automatisering og digitale løsninger for å optimalisere drift, komfort, sikkerhet og energibruk.
TEK er forkortelsen for byggteknisk forskrift, som stiller krav til hvordan bygg skal prosjekteres, utføres og forvaltes i Norge.
Se Byggteknisk forskrift (TEK17) lenger opp.
Taksonomi er et klassifiseringssystem, ofte brukt om EUs klassifisering av bærekraftige aktiviteter, som påvirker investeringer og rapporteringskrav i eiendomssektoren.
Teknisk forvaltning omfatter planlegging, gjennomføring og oppfølging av tekniske aktiviteter knyttet til bygg og anlegg, som vedlikehold, tilstandsvurderinger og oppgraderinger for å sikre funksjonalitet og sikkerhet.
Tekniske installasjoner omfatter alle systemer og anlegg i en bygning som sørger for funksjoner som varme, ventilasjon, elektrisitet, vannforsyning og sikkerhet. Disse installasjonene krever regelmessig vedlikehold for å fungere optimalt.
Tilstandsanalyse er en systematisk vurdering av bygningens eller installasjonens tekniske tilstand, brukt for å planlegge vedlikehold og investeringer.Se også «Tilstandsgrad».
Tilstandsgrad, ofte forkortet TG, er en vurdering/måling av teknisk tilstand til et bygg, bygningsdeler eller installasjoner. Det brukes for å identifisere behov for vedlikehold eller utskifting. Begrepet benyttes i både tilstandsanalyser, vedlikeholdsplaner og offentlige rapporter. En tilstand graderes på en skala fra TG0 til TG3 der:
Tilstandsgrader brukes ofte i kartlegginger av tekniske installasjoner, fasader, tak, VVS, brannsikkerhet og andre kritiske bygningsdeler. Se også «Tilstandsanalyse».
Tilsyn er kontroll eller inspeksjon utført av myndigheter eller andre for å sikre at lover, forskrifter og standarder følges.
Vedlikehold er alle tiltak som utføres for å bevare eller gjenopprette bygningers og installasjoners funksjon og verdi over tid.
Vedlikeholdsetterslep er akkumulert vedlikehold som ikke er utført til planlagt tid, og som kan føre til økte kostnader og redusert funksjonalitet.
En vedlikeholdsplan er en strukturert oversikt over hvilke vedlikeholdstiltak som skal gjennomføres på en eiendom over tid. Planen inkluderer både løpende og periodisk vedlikehold, og har som mål å sikre at bygningen holder ønsket standard, oppfyller lovkrav og forblir funksjonell for brukerne. Vedlikeholdsplanen bygger ofte på tilstandsanalyser, og gjør det mulig å prioritere tiltak, unngå akutte reparasjoner og redusere kostnader på sikt.
Yield er et økonomisk nøkkeltall som beskriver avkastningen en eiendom gir i forhold til investert kapital. Det beregnes vanligvis som årlige leieinntekter delt på eiendommens markedsverdi, og oppgis i prosent.
Yield kan deles inn i:
Et lavt yield-nivå indikerer høy eiendomspris i forhold til inntektene, typisk i markeder med lav risiko og stor etterspørsel, mens høyt yield-nivå signaliserer høyere risiko eller lavere betalingsvilje fra markedet.
Investorer bruker yield for å sammenligne lønnsomheten mellom ulike eiendommer eller mot andre investeringsformer som aksjer og obligasjoner. I forvaltningsarbeid gir yield et raskt bilde av kontantstrømmen opp mot verdien, og danner grunnlag for salgs- og kjøpsbeslutninger, verdivurderinger og porteføljestyring.
Et årshjul er en oversiktlig plan som viser hvilke oppgaver, kontroller og aktiviteter som skal gjennomføres i løpet av året for å sikre god drift og vedlikehold av eiendommen.