Så uppnår Oxer Eiendom konkurrensfördelar med modern fastighetsförvaltning

Oxer Eiendom är en av Oslos största aktörer inom fastighetsförvaltning och utveckling av kommersiella fastigheter, och bolaget förvaltar i dag cirka 260 000 kvm bostäder och kommersiella lokaler från Oslo Nord, via Asker till Drammen.

Oxer driver alla sina fastigheter själva med målet att ha en effektiv drift som tar hand om och skapar nöjda hyresgäster genom god uppföljning och personlig service.

"Det ska kännas som att du är i en Oxer-byggnad". - Fastighetschef, Ole-Jørgen Stenmark

I den här artikeln ska vi se på hur Oxer lyckades effektivisera driften, öka produktiviteten och samtidigt skapa ännu mer nöjda hyresgäster.

Två kostsamma utmaningar

Det var två utmaningar som stod i vägen för Oxer’s mål om nöjda hyresgäster och effektiv drift i deras fastighetsförvaltning.

1. Otillgänglig information och dokumentation som fanns i flera fastighetssystem och olika källor. “Vi var tidigare tvungna att använda flera system för byggnaderna, vilket ledde till en otydlig situation, och dokumentationen var heller inte tillräckligt tillfredsställande på flera av våra byggnader. Vi lade mycket tid på att få rätt information i rätt tid.”
2. Otydlig kommunikation där parterna i byggnaden interagerade i många olika kanaler. Hyresgäster kunde kontakta driftsledaren per telefon, förvaltaren kunde vidarebefordra ett e-postmeddelande till en driftsledare, driftsledaren kunde skicka vidare till en leverantör osv. “Det resulterade i ett kaos av kommunikationstrådar som gjorde det omöjligt för alla parter att hålla koll på vad som hände i byggnaderna. Det innebar också att vi inte kunde svara på hyresgästernas förfrågningar så snabbt som vi ville.”

Varför var det så viktigt att lösa dessa två utmaningar?

Tomma lokaler och hyresgästomsättning är den absolut största kostnaden för en hyresvärd. Vi behövde en plattform som både effektiviserar driften och samtidigt bidrar till ökad hyresgästnöjdhet för att motverka detta.

Lösningen

Ole-Jørgen och resten av teamet på Oxer hade letat efter lösningar som kunde hjälpa dem att överkomma de två problemen med otillgänglig information och otydlig kommunikation. Det som var särskilt viktigt var att fastighetssystemet skulle vara modernt och enkelt att använda för alla, så att verktyget inte skulle ligga ”dött”. Det var också viktigt att de framstod som en modern förvaltare inför sina kunder.

Oxer centraliserade både dokumentation och kommunikationsflödet i sina byggnader till förmån för effektivare drift och nöjda hyresgäster.

Konkurrensfördelar som modern fastighetsförvaltare

Tidigare hade Oxer flera fastighetssystem, varav några var så föråldrade att de i praktiken bara låg som ”döda arkivsystem”. Ändå fanns det mycket viktig dokumentation där som inte kunde gå förlorad. Byttekostnaden till ett nytt fastighetssystem var därför en initial oro, men detta löste sig mycket smidigt.

Övergången har gått mycket smidigt med minimal tidsåtgång från vår sida. Långt över alla förväntningar om vad jag trodde var möjligt.

Utom att ha uppnått en mer lönsam drift avslutar fastighetschefen med följande:

Vi är nu en modern fastighetsförvaltare som tar hand om våra hyresgäster på bästa möjliga sätt. Det gör oss till en föredragen hyresvärd och är vår viktigaste konkurrensfördel.