Sådan opnår Oxer Eiendom konkurrencefordele med moderne ejendomsforvaltning

Oxer Eiendom er en af Oslos største aktører inden for ejendomsforvaltning og -udvikling af erhvervsejendomme, og selskabet forvalter i dag ca. 260.000 kvm bolig og erhverv fra Oslo Nord, via Asker til Drammen.

Oxer driver alle sine ejendomme selv med målet om at have en effektiv drift, der sikrer og skaber tilfredse lejere gennem god opfølgning og personlig service.

"Det skal føles som om du er i en Oxer-bygning". - Ejendomschef, Ole-Jørgen Stenmark

I denne artikel ser vi på, hvordan Oxer formåede at effektivisere driften, øge produktiviteten og samtidig skabe endnu mere tilfredse lejere.

To kostbare udfordringer

Der var to udfordringer, der stod i vejen for Oxer’s mål om tilfredse lejere og effektiv drift af deres ejendomsforvaltning.

1. Utilgængelig information og dokumentation, der befandt sig i flere FM-systemer og forskellige kilder. “Vi måtte tidligere bruge flere systemer på bygningerne, hvilket skabte en uoverskuelig situation, og dokumentationen blev heller ikke tilfredsstællende nok på flere af vores bygninger. Vi brugte meget tid på at skaffe den rigtige information til rette tid.”
2. Uoverskuelig kommunikation, hvor parterne på bygningen interagerede i mange forskellige kanaler. Lejere kunne kontakte driftslederen på telefon, forvalteren kunne videresende en e-mail til en driftsleder, driftslederen kunne sende den videre til en leverandør osv. “Det resulterede i et kaos af kommunikationstråde, der gjorde det umuligt for alle parter at holde overblikket over, hvad der sker på bygningerne. Det betod også, at vi ikke kunne reagere på lejernes henvendelser så hurtigt, som vi ønskede.”

Hvorfor var det så vigtigt at løse disse to udfordringer?

Tomme lokaler og lejerrotation er den absolut største omkostning for en udlejer. Vi havde brug for en platform, der både effektiviserer driften og samtidig bidrager til øget lejertilfredshed for at modvirke dette.

Løsningen

Ole-Jørgen og resten af holdet i Oxer havde ledt efter løsninger, der kunne hjælpe dem med at komme over de to problemstillinger knyttet til utilgængelig information og uoverskuelig kommunikation. Det, der var særlig vigtigt, var, at FM-systemet skulle være moderne og nemt at bruge for alle, så værktøjet ikke lod ”dødt”. Det var også vigtigt, at de fremstod som en moderne forvalter over for deres kunder.

Oxer centraliserede både dokumentation og kommunikationsflowet på deres bygninger til fordel for mere effektiv drift og tilfredse lejere.

Konkurrencefordele som en moderne ejendomsforvalter

Tidligere sad Oxer på flere FM-systemer, hvor nogle var så forældede, at de i praksis kun lod som ”døde arkivsystemer”. Alligevel lå der meget vigtig dokumentation her, som ikke kunne gå tabt. Skifteomkostningerne til et nyt FM-system var derfor en indledende bekymring, men dette løste sig meget godt.

Overgangen er forløbet meget gnidningsfrit med minimal tidsinvestering fra vores side. Langt over al forventning om, hvad jeg troede var muligt.

Ud over at have opnået en mere lønnsom drift afslutter ejendomschefen med følgende:

Vi er nu en moderne ejendomsforvalter, der sikrer vores lejere på bedst mulig måde. Det gør os til en foretrukket udlejer og er vores vigtigste konkurrencefordel.