Slik oppnår Oxer Eiendom konkurransefortrinn med moderne eiendomsforvaltning
Oxer Eiendom er en av Oslos største aktører innen eiendomsforvaltning - og utvikling av næringseiendom, og selskapet sitter i dag på omtrent 260 tusen kvm bolig og næring fra Oslo Nord, via Asker til Drammen.
Oxer drifter alle sine eiendommer selv, med mål om å ha en effektiv drift som ivaretar og skaper fornøyde leietakere gjennom god oppfølgning og personlig service.
"Det skal oppleves at du er i et Oxer-bygg". - Eiendomssjef, Ole-Jørgen Stenmark
I denne artikkelen skal vi se på hvordan Oxer klarte å både effektivisere driften, øke produktiviteten og samtidig skape enda mer fornøyde leietakere.
To kostbare utfordringer
Det var to utfordringer som sto i veien for Oxer sine mål om fornøyde leietakere og effektiv drift i deres eiendomsforvaltning.
- Utilgjengelig informasjon og dokumentasjon som befant seg i flere eiendomsforvaltning-systemer og ulike kilder. "Vi måtte tidligere benytte flere systemer på byggene, noe som medførte en uoversiktlig situasjon, samtidig som at dokumentasjonen dermed heller ikke ble tilfredsstillende nok på flere av byggene våre. Vi brukte mye tid på å forholde oss til å få riktig informasjon til rett tid."
- Uoversiktlig kommunikasjon hvor partene på bygget samhandlet i mange ulike kanaler. Leietakere kunne ta kontakt med drifter på telefon, forvalter kunne videresende en e-post til en drifter, drifter kunne sende dette videre igjen til en leverandør osv. "Det resulterte i et kaos av kommunikasjonstråder som gjorde det umulig for alle parter å holde oversikten over hva som skjer på byggene. Det gjorde også at vi ikke klarte å respondere på leietakerne sine henvendelser så raskt som vi ønsket."
Hvorfor var det så viktig å løse disse to utfordringene?
Tomme lokaler og leietaker-bytter er den aller største kostnaden for en gårdeier. Vi trengte en plattform som både effektiviserer driften og som samtidig bidrar til økt leietakertilfredshet for å motvirke dette.
Løsningen
Ole-Jørgen og resten av teamet i Oxer hadde vært på utkikk etter løsninger som kunne hjelpe dem med å komme seg over de to problemstillingene knyttet til utilgjengelig informasjon og uoversiktlig kommunikasjon. Det som var spesielt viktig var at FDV-systemet skulle være moderne og enkelt å bruke for alle, slik at verktøyet ikke ble liggende "dødt". Det var også viktig at de fremsto som en moderne forvalter ovenfor sine kunder.
Oxer sentraliserte både dokumentasjon og kommunikasjonsflyten på byggene sine til fordel for mer effektiv drift og fornøyde leietakere.
Konkurransefortrinn som en moderne eiendomsforvalter
Tidligere satt Oxer på flere FDV-systemer der noen var så utdaterte at de i praksis bare ble liggende som "døde arkiv-system". Likevel lå det mye viktig dokumentasjon her som ikke kunne mistes. En byttekostnad til et nytt FDV-system var derfor en initiell bekymring, men dette løste seg svært godt.
Overgangen har gått svært smidig, med minimal tidsbruk fra vår side. Over all forventning om hva jeg trodde var mulig
I tillegg til å ha fått en mer lønnsom drift, avslutter eiendomssjefen med følgende:
Vi er nå en moderne eiendomsforvalter som ivaretar våre leietakere på best mulig måte. Det gjør oss til en foretrukket utleier og er vårt viktigste konkurransefortrinn