En avvikelse är ett rapporterat fel, en brist eller en skada på en byggnad, en installation eller en anläggning. Det är något som inte fungerar eller som inte är som det ska vara. Det kan vara allt från en gnisslande dörr, ett läckage eller en trasig ljuskälla, till mer allvarliga förhållanden kopplade till HMS och brandsäkerhet.
Begreppet används lite olika i branschen. Inom tillståndsanalys innebär avvikelse ofta att något är sämre än en definierad standard. I det dagliga driftarbetet är avvikelse oftast synonymt med alla felanmälningar som kommer från byggnadens användare, det vill säga hyresgäster, driftpersonal och leverantörer. I Propely är avvikelse en av två standarduppgiftstyper. Den andra är Rutinuppgift. Inrapporterade avvikelser samlas under kategorin Inrapporterade i uppgiftsöversikten.
Utöver standardtypen Avvikelse kan administratörer i Propely skapa egendefinerade uppgiftstyper för behov som är specifika för den egna verksamheten, till exempel:
Egendefinerade uppgiftstyper kan visas tillsammans med övriga inrapporterade uppgifter, eller på en helt egen sida i sidomenyn om man vill separera dem. Detta gör det till exempel möjligt att hålla HMS-avvikelser åtskilda från den generella avvikelseöversikten.
Utan ett strukturerat system hamnar avvikelserapporter lätt på lösa lappar, i sms eller i telefonsamtal som ingen annan får kännedom om. Resultatet blir att saker glöms bort, ansvarsfördelningen blir oklar och små fel får växa till dyra åtgärder.
Effektiv avvikshantering ger dig:
I Propely samlas all avvikelserapportering, uppföljning och dokumentation på ett ställe, så att driftorganisationen har full överblick och kontroll genom hela byggnadens driftsfas.
Driftpersonal och hyresgäster kan rapportera avvikelser där de befinner sig. Det kan göras i appen, via hyresgästportalen, från instrumentpanelen («Meld inn avvik») eller via ett formulär med QR-kod utan behov av inloggning. Med tilläggsmodulen Formulär kan du även skapa egna formulär som skickas ut via e-post eller delas som QR-kod, så att inskickade svar automatiskt skapas som avvikelser i rätt kategori. Detta sänker tröskeln för att rapportera och säkerställer att fler fel och brister faktiskt fångas upp, inte bara de mest allvarliga.
Så snart en avvikelse rapporteras skapas den automatiskt som en uppgift och rätt ansvarig meddelas omedelbart. Inga meddelanden försvinner på en lapp eller i ett sms, och allt registreras direkt i systemet.
Uppgiftssidan ger dig en samlad överblick över alla avvikelser och andra uppgifter – olösta, slutförda och arkiverade. En driftansvarig kan därmed se alla uppgifter på sina fastigheter och delegera dem vidare. Du kan filtrera på bland annat fastighet, hyresgästenhet, leverantör, ansvarig, taggar och prioritet, samt spara egna vyer som kan delas med resten av företaget. Detta gör det till exempel möjligt att skapa en vy endast för HMS-avvikelser eller för avvikelser på en specifik fastighet. En egen kategori visar uppgifter som saknar delegering, det vill säga ärenden utan ansvarig eller utförare, så att ingenting blir liggande utan uppföljning. Uppgiftslistan kan även enkelt exporteras till Excel med valfria kolumner.
Från det att avvikelsen rapporterats till att den är åtgärdad och dokumenterad sker all delegering, uppföljning och kommunikation på samma plattform. Du kan tilldela ansvarig, utförare och eventuell leverantör, sätta tidsfrist och prioritet, lägga till beskrivning, bilagor och checklista, samt styra vem som ska se avvikelsen. Synligheten kan ställas in till endast internt, eller till hyresvärdar och hyresgäster på fastigheten eller en specifik enhet.
Avvikelser kan kopplas till andra uppgifter, serviceavtal eller dokumentationssamlingar, så att du alltid har en tydlig röd tråd i systemet. Uppgiften blir då även synlig i översikten på sidan den kopplas till. Om en avvikelse kommer in via en servicerapport som behandlas av Propely AI, kan rapporten kopplas direkt till uppgiften så att avvikelsen och dokumentationen hänger ihop.
Leverantörer och andra externa samarbetspartners kan involveras i uppgiftsarbetet utan att få full tillgång till Propely. Via en extern uppgiftslänk kan de följa kommentarer, uppdateringar och framdrift direkt i uppgiften. All kommunikation samlas på ett ställe, istället för i lösa e-posttrådar. Första gången mottagaren öppnar länken registrerar de kort namn, e-post, telefonnummer och roll, så att alla inblandade, både interna och externa, kan följa ärendet vidare. Leverantörer kan dessutom skicka servicerapporter direkt till en dedikerad e-postadress, där Propely AI läser dokumenten och skapar avvikelser och uppföljningsuppgifter automatiskt.
Alla avvikelser samlas med tidsstämpel, historik och status, vilket utgör grunden för rapporter och KPI:er som svarstid, åtgärdstid och kostnader. Detta ger dig insikter för att benchmarka leverantörer och drift, samt för att prioritera förebyggande framför reaktivt underhåll.
Reaktiv avvikelsehantering innebär att du hanterar problem efter att de har uppstått. Någon rapporterar in, och du åtgärdar. Förebyggande arbete handlar om att minska antalet avvikelser innan de ens uppstår, genom fasta rutiner, checklistor och planerat underhåll.
De flesta driftorganisationer arbetar med en blandning av båda. Men när avvikelsehistoriken samlas digitalt över tid blir det möjligt att se mönster, till exempel vilka byggnader, anläggningar eller byggnadsdelar som upprepade gånger genererar avvikelser. Då lönar det sig ofta att sätta in förebyggande åtgärder eller ett serviceavtal istället för att vänta på nästa felanmälan.
Avvikelsehantering hänger nära samman med andra delar av förvaltningsarbetet:
Ett välfungerande system för avvikelsehantering bör ha en låg tröskel för inrapportering, oavsett vem som upptäcker problemet:
God avvikelsehantering handlar i slutändan om att ta hand om både byggnaden och de som använder den. När allt samlas på en plattform blir det enklare att fånga upp fel tidigt, hålla koll på ansvar och framdrift, samt bygga upp den dokumentation som krävs under hela driftsfasen.